Sweet Dream

ความเป็นมาของบริษัท

Sweet Dream

            เนื่องจาก บริษัท Sweet Dream  จำกัด ได้ทำการเปิดบริษัทขึ้นมาทำธุรกิจขนาดกลางในปี พ.ศ.2557 เปิดมาเพื่อทำการขายขนมที่ทำจากผัก ผลไม้และสมุนไพรไทย ด้วยการออกแบบที่ทันสมัยและเพิ่มเทคโนโลยีสำหรับการผลิต มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้การพัฒนาธุรกิจและการเพิ่มค่าของสินค้าที่ผลิตโดยคนไทย ตลาดเป้าหมายจากผู้บริโภคหนุ่มสาวสมัยใหม่
            บริษัท Sweet Dream จำกัด มีจำนวนแผนกรวม 6  แผนก  คือแผนกฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดส่งสินค้า  และ ฝ่ายขาย

โครงสร้างองค์กร

ภารกิจหลักของบริษัท

                1. นำเสนอสิ่งดีให้กับลูกค้า
                2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในรสชาติขนมไทย

วัตถุประสงค์ของบริษัท

                1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
                2. เพื่อขยายกิจการ
                3. เพื่อให้เป็นที่รู้จักของตลาด
                4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน
                5. เพื่อให้บริษัทมีความมั่นคง

เป้าหมายของบริษัท

                สร้างผลกำไรสูงสุด และ เปิดโอกาสให้คนได้มีงานทำ

ความหมายของแต่ละแผนก

แผนกการผลิต ทำหน้าที่ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าและซ่อมแซมสินค้าชำรุดจากแผนกการคลัง

ปัญหาแผนกผลิตสินค้า
       1. ปัญหาการผลิตสินค้าเกิดการล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด  และไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด   และไม่ต้องการที่กำหนดไว้
       2. สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อแผนกจัดซื้อ หมายถึงธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ,กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร

แผนกจัดซื้อสินค้า ทำหน้าที่บริหารการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

ปัญหาแผนกจัดซื้อ
       1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร
       2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก
       3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
       4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ
       5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

แผนกจัดส่งสินค้า มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า แล้วจัดส่ง

ปัญหาแผนกจัดส่งสินค้า
       1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสาร            ไม่เป็นระเบียบ
       2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทุกชนิด   จัดเอกสารภายในแฟ้ม   ค้นหาเอกสารข้อมูล                  สินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
       3. ถ้าข้อมูลสูญหาย   จะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้   อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
       4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าอาจใช้เวลานาน เนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
           แผนกบัญชี หน้าที่จัดการเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงิน                เสนอผู้บริหารโดยผู้รับผิดชอบสั่งซื้อจากแผนกการขาย

แผนกบัญชี ทำหน้าที่บริหารการเงินภายในและภายนอกทั้งหมดของบริษัท

ปัญหาของแผนกบัญชี
       1. เอกสารมีจำนวนมาก   และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
       2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร   เพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บภายในแฟ้ม
       3. ค้นหาเอกสารได้ยาก   เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก   และจัดเก็บไม่เป็นระบบ
       4. เอกสารสูญหาย   เพราะมีจำนวนมากและเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเงินหากสูญหายบริษัทก็ได้รับความเสียหายจำนวนมาก
       5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ล่าช้า    และไม่สะดวกรวดเร็ว
       6. ข้อมูลอาจเกิดความผิดพลาด    หรือเอกสารไม่ถูกต้อง

แผนกขาย มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกการขายจะมีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่สั่งซื้อและข้อมูลการส่งของ

ปัญหาแผนกการขาย
       1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้ม
       2. ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีเยอะ และจัดเก็บไว้หลายที่
       3. ข้อมูลมีการสูญหาย   เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บ                      เอกสารยังมาเป็นระบบ
       4. ข้อมูลมีการซับซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อของหลายครั้ง แต่พนักงานขายเก็บข้อมูลทุก                ครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
       5. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

แผนกคลังสินค้า  ทำหน้าที่ตรวจสอบสินค้าและรับซ่อมสินค้าจากแผนกการขายสินค้าเพื่อจัดส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
       1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก   เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิด
       2. เปลืองพื้นที่ในการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร   เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
       3. ค้นหาเอกสารข้อมูลหายได้ยาก    เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
       4. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น   เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถ              เช็คได้

ปัญหาระหว่างแผนก

   แผนกการผลิต – แผนกจัดซื้อสินค้า

      -วัตถุดิบในการผลิตมาล่าช้าทำให้เกิดปัญหาสินค้าขาดตลาด

   แผนกจัดซื้อสินค้า – แผนกการผลิต

      -ลายการสินค้าหล่นหายไม่สามารถจัดซื้อของตามรายการได้

   แผนกการผลิต – แผนกการคลัง

      -ไม่รู้จำนวนสินค้าว่าเหลือมากน้อยเพียงใด

   แผนกการคลัง - แผนกการผลิต

      -ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า

   แผนกการผลิต – แผนกจัดส่งสินค้า

       -ไม่รู้จำนวนสินค้าที่ส่งออกไปแล้ว

   แผนกการผลิต-แผนกการขาย

       -รายการสินค้าที่มาจากแผนกการขายเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
       -อาจมีรายการสินค้าตกหล่นไม่ชัดเจน

   แผนกจัดซื้อสินค้า – แผนกการบัญชี

       -การเบิกเงินในการซื้อมีความล้าช้า
       -บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นนอนในการจัดซื้อ

   แผนกจัดซื้อสินค้า-แผนกการผลิต

       -การจัดซื้ออุปกรณ์การผลิตอาจไม่ตรงกับวัตถุประสงค์

   แผนกการบัญชี – แผนกจัดส่งสินค้า

       -ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้อง              ทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด

   แผนกการคลัง-แผนกการผลิต

       -ปัญหาการจัดเก็บเป็นสินค้า การเคลื่อนย้ายสินค้า

   แผนกบัญชี-แผนกจัดส่งสินค้า

       -ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งยอดให้แผนกบัญชีทราบบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้เพราะต้อง             ทราบยอดสินค้าและคงเหลือแต่ละงวด

สรุปปัญหาทั้งหมด
                1.เอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระบบ
                2.เปลื้องพื้นที่ในการจัดเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดต้องเก็บไว้ภายในแฟ้ม
                3.ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
                4.เอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเงินหากสูญหายบริษัทจะได้รับความสูญหายมาก
                5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินตรวจสอบได้ช้าไม่สะดวกรวดเร็ว
                6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดหรือเอกสารไม่ถูกต้อง
                7. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดการผิดพลาดขึ้นเนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ผิดพลาดในการตรวจเช็คได้
                8. ข้อมูลมีการซ้ำช้อน – เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสิ้นค้าหลายครั้งพนักงานขายก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน
                9. ถ้าข้อมูลสูญหาย จะเกิดความเสียหายกับทางบริษัท
               10. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้า อาจใช้เวลานาน เพราะจะต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
               11. สั่งสินค้าแล้วไม่มาตามกำหนดการณ์
               12. สินค้าได้ไม่ครบตามจำนวนการสั่งซื้อ
               13. สินจัดซื้อไม่ตรงตามต้องการ
               14. การเบิกเงินมีการล่าช้า
               15. บัญชีไม่ทราบยอดที่แน่นอน
               16. การล่าช้าในการจัดซื้ออุปกรณ์การผลิต
               17. บัญชีไม่ทราบการเบิกจ่ายเงินในแต่ละแผนก
               18. การผลิตสินค้าไม่พอสำหรับความต้องการในตลาด
               19. รายการสินค้าเพิ่มมาจากการขายทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้าไม่ชัดเจน
               20. อาจมีการตกหล่นทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามยอดที่แน่นอน
               21. ปัญหาการจัดเก็บสินค้าการเคลื่อนย้ายจากฝ่ายผลิตไปยังคลัง
               22. ปัญหาลุกค้าชำระเงินแล้วมัดจำเงินแล้ว

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

       1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย            
       2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร                                                        
       3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า                                                  
       4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก

ตารางแสดงรายการการทำงาน (Functions) ทางธุระกิจของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activates) ของหน้าที่การทำงาน (Function) ในบริษัท