ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรร ระบบที่ต้องการพัฒนา
1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา
งบประมาณที่บริษัทจัดสรร 300,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ไขปัญหาในแผนกต่างๆ
2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.ระบบบัญชีรายรับ รายจ่าย
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับรายจ่ายและสามารถบริการลูกค้าได้เร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบการจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ ง่ายต่อการค้นหาเอกสารทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
3.ระบบการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำ จึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อขายครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้า และทำให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4.ระบบการจัดส่งสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้าทำให้ทราบปริมาณสินค้าใน สต็อกว่ามีมากน้อยเพียงได เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าไม่เกิดการสุญหาย และ ทราบข้อมูลของสินค้าอยู่ตลอดเวลา ทำให้การจัดส่งสินค้าไม่มีปัญหา ตรงตามความต้องการของลูกค้า
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำ เป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้
ตารางเปรียบเทียบโครงการกับ
3.เลือกระบบที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัท ยังไม่สามารถทำได้
จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์ ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์ จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับรายจ่ายและสั่งซื้อสินค้า ซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท และทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัทการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
.png)
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 230,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น