การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชี
วัตถุประสงค์
โครงการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบงานบัญชีที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบบัญชี การทำรายรับ-จ่ายและการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยการว่าจ้างบริษัท B มารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
- ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า
- ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
- ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
- ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
- ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
- การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
- การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
- ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
- เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
- ยากต่อการหาข้อมูล
- การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
- ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
- ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
- สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดั่งกล่าวได้
- สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
- สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
- การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดซื้อ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
- บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า
- บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท
- บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
- ขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีในบริษัทที่มีความรวดเร็ว
- ค่าสั่งจอง-การซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
- สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า
- การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
- ลดระยะเวลาในการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท Sweet Dream ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
- จัดเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
- ประหยัดระยะเวลารายรับ-รายจ่าย สั่งซื้อสินค้า
- การตรวจสอบการสั่งจองสินค้า
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
- เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
- กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
- วางแผนการทำงานของระบบใหม่
- ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของระบบบัญชี มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า
- การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
- จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
เขียนโปรแกรม
- ทดสอบโปรแกรม
- ติดตั้งระบบ
- จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ รายรับ-รายจ่าย ระบบการสั่งซื้อสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
- เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
- เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 7 เครื่อง
- เครื่องพิมพ์ (Printer) 4 เครื่อง
- อุปกรณ์ต่อพวง 12 ชุด (ตามความเหมาะสม)
- ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ 120,000 บาท
- ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน 75,000 บาท
- ค่าบำรุงรักษาระบบ 35,000 บาท
รวม 230,000 บาท
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือน นับตั้งแต่เดือน กรกฎาคม – ธันวาคม 2557 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น